Cahier des charges pour l’achat de sièges ergonomiques : critères, normes et garanties

Que contient un cahier des charges pour acheter des sièges ergonomiques ?

Un cahier des charges de sièges ergonomiques comporte 6 blocs : le besoin (nombre de postes, usages, profils), les critères techniques (réglages, dimensions, matériaux), les normes et certificats demandés, les garanties et le service après-vente, les délais et conditions de livraison, et la grille de notation des offres.

Le tableau de la figure relie chaque bloc à la question qu’il tranche. Un bloc oublié se retrouve en litige à la livraison : un délai non écrit devient une négociation, une garantie non précisée devient une discussion sur ce qu’elle couvre.

Le document tient en 3 à 6 pages. Au-delà, les fournisseurs répondent en copiant-collant, et l’écart entre offres se lit moins bien. Pour partir d’une trame prête, la page du modèle de cahier des charges propose les critères à copier directement dans votre document.

Comment décrire le besoin en sièges avant de choisir les critères ?

Commencez par les postes, les modèles viennent après : postes occupés toute la journée, postes partagés, salles de réunion. Ajoutez les postes d’accueil, car un siège de visioconférence de 40 minutes n’a pas les mêmes exigences qu’un siège utilisé 8 heures.

Relevez ensuite les profils : grandes et petites tailles, salariés qui alternent assis et debout, personnes qui ont un avis du médecin du travail. Pour ces dernières, le cahier des charges renvoie à la procédure décrite dans le guide des obligations de l’employeur, et n’écrit jamais de promesse de santé.

Indiquez enfin le nombre total de sièges, le calendrier souhaité, le nombre de sites et leur zone (Île-de-France ou hors Île-de-France, ce qui ajoute 1 semaine de livraison chez adopte un bureau). Cette précision évite des réponses incomplètes.

Quels critères techniques de réglage faut-il écrire dans le cahier des charges ?

Écrivez les réglages sous forme de liste vérifiable à la réception :

• hauteur d’assise réglable ;
• profondeur d’assise réglable ou assise adaptée à plusieurs tailles ;
• dossier avec inclinaison réglable et son verrouillage ;
• soutien lombaire réglable en hauteur ou en profondeur ;
• accoudoirs réglables, dont le nombre d’axes est à préciser ;
• roulettes adaptées au sol (dures pour moquette, souples pour parquet ou carrelage).

Pour chaque critère, demandez un oui ou non et la plage de réglage en millimètres ou en degrés, tirée de la fiche du fabricant. Ne fixez pas de valeur chiffrée dans le cahier sans l’avoir lue sur la fiche : un chiffre inventé exclut de bonnes offres.

Les sièges reconditionnés d’adopte un bureau gardent les réglages d’origine du fabricant, et les pièces de remplacement viennent du fabricant d’origine.

Voir les sièges ergonomiques reconditionnés disponibles

Quelles normes et quels justificatifs demander pour des sièges de bureau ?

La série de normes NF EN 1335 concerne les sièges de travail de bureau. Selon l’AFNOR, la partie 1, consacrée aux dimensions et à leur mesure, existe en version +A1 de novembre 2022, qui remplace la version de 2020. Citez la version en vigueur et demandez au fournisseur de préciser à quelle partie son siège répond.

Pour chaque modèle, réclamez :

• la déclaration ou le rapport d’essai indiqué par le fabricant ;
• la référence exacte du modèle et de sa variante ;
• les certificats environnementaux ou de qualité, avec leur date de validité.

Un siège reconditionné garde la conformité du modèle d’origine, que le fabricant documente. Demandez à l’atelier d’adopte un bureau ce qu’il contrôle et remplace pendant ses 5 étapes de reconditionnement. Les labels non vérifiables sont à écarter : pas de pièce, pas de point dans la grille.

Quelles garanties et quel service après-vente exiger des fournisseurs ?

Écrivez la durée de garantie minimale, ce qu’elle couvre (pièces, main d’œuvre, transport du siège défectueux) et le délai de prise en charge. Demandez la même présentation à chaque candidat.

Chez adopte un bureau, les CGV (article 13) fixent une garantie minimale de 24 mois sur tout le reconditionné, pièces et main d’œuvre, sans distinction de marque. Un Herman Miller reconditionné est donc garanti 2 ans. La garantie constructeur du neuf, d’une autre durée, ne s’applique pas au siège d’occasion : le cahier des charges doit comparer des garanties de même nature.

Ajoutez la disponibilité des pièces, le délai de remplacement d’un siège en panne et l’interlocuteur désigné. Pour du reconditionné, les délais sont de 2 à 4 semaines, pour du neuf d’environ 6 semaines, avec 1 semaine de plus hors Île-de-France.

Comment noter les offres de sièges ergonomiques de plusieurs fournisseurs ?

Fixez la grille dans le cahier des charges, avant de recevoir les offres. Exemple de pondération, à adapter : prix 40 points, qualité technique 30 points, garanties et service 20 points, délais 10 points. Si vous achetez dans un cadre public, un critère environnemental y trouve aussi sa place.

Chaque critère se note sur une échelle écrite à l’avance (0 = absent, 5 = conforme, 10 = supérieur au besoin), avec la pièce qui justifie la note. Deux lecteurs notent séparément, puis comparent leurs écarts.

Quand plus de trois fournisseurs répondent, ou quand le montant impose une mise en concurrence formelle, la méthode complète se trouve dans le guide de l’appel d’offres entre fournisseurs. Le tableau de pondération y est repris, avec un calendrier de réponse.

Que faire une fois le cahier des charges rédigé ?

Faites relire le texte par deux personnes : un utilisateur de siège et un acheteur. Le premier repère les réglages oubliés, le second les clauses de livraison floues.

Envoyez ensuite le même document, au même moment, à tous les fournisseurs, avec une date limite de réponse et un seul interlocuteur pour les questions. Les questions d’un candidat et vos réponses sont partagées avec tous les autres.

Avant d’envoyer le document, on peut regarder des sièges réels dans la catégorie des sièges reconditionnés d’adopte un bureau, et un conseiller répond à un cahier des charges par un devis pour chaque mode : vente avec garantie de rachat, location longue durée de 24 mois minimum, location courte durée. La réception des sièges se prépare avec le guide de déploiement et de formation.

Contenu vérifié et mis à jour le 18 octobre 2026.