Tout le monde le sait, un déménagement prend beaucoup de temps et doit se préparer à l’avance. Le seul problème c’est que lorsqu’on doit gérer son entreprise, du temps on en manque ! Voici donc un petit guide pour être prêt le jour J.
Encore une chose, comme nous savons que vous n’allez pas revenir tous les jours de votre déménagement pour consulter cet article, nous vous avons mis la « vraie » TO DO à télécharger tout en bas.
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– Faire un Audit des nouveaux locaux :
Avant de signer votre bail, vous devez pensez aux éventuels surcoûts liés à l’installation d’une entreprise dans de nouveaux locaux, qui parfois n’ont jamais été occupés pour une utilisation professionnelle. Pensez donc à ne pas oublier de vérifier si :
- Les locaux sont équipés de manière à recevoir votre système informatique (prises électriques, téléphoniques, internet, faux plancher, faux plafonds)
- Les locaux sont conformes aux critères de sécurité
Le gestionnaire de l’immeuble et le représentant du propriétaire peuvent vous être d’une grande aide. N’hésitez pas à les contacter.
– Poser son préavis :
Selon les articles L145-4 et L145-9 du code de commerce et la jurisprudence, la rupture de tout bail commercial de neuf ans doit être effectué dans un délai de 6 mois avant l’échéance de la période triennale (plus d’infos ici).
Attention si vous ne respectez pas ce délai, la facture peut grimper
– Les grandes questions que vous devez vous poser:
- Quelles sont les règles de sécurité liées au déménagement ?
- Combien de postes de travail et de personnes doit-on transférer ?
- Que faire de notre mobilier ? quel est le coût de transfert ? Il est très rare que les entreprises conservent l’ensemble de leur mobilier, les raisons : trop vieux, non adapté aux nouveaux locaux, etc. Il faudra donc penser à étudier le coût de transfert, de débarras, et de rachat de mobilier adapté au nouvel espace de travail.
Sur ce dernier point, Adopte Un Bureau peut vous proposer une alternative économique et écologique à l’achat de mobilier neuf en rachetant du mobilier de qualité au tiers du prix neuf aux grands groupes qui déménagent. Plus d’infos sur nos solutions.
J-90
– Assignez un responsable « déménagement » dans chaque service de votre entreprise
Le responsable sait mieux que personne ce qui doit être transféré ou non dans son service. Faites-lui confiance, il vous
fera gagner beaucoup de temps.
Demandez à chaque responsable de réaliser un inventaire précis (avec photos si possible, cela pourra vous être demandé pour les devis).
– Demandez des devis:
Afin de pouvoir comparer les différentes solutions, demandez 3 à 5 devis pour votre déménagement.
Pour les plus courageux et ceux qui ont un peu de temps, il vous est également possible de réaliser votre déménagement par vous-même. Sachez qu’en moyenne la location d’un camion de 20m3 avec hayon vous coûtera 150 euros TTC pour une journée en incluant l’essence.
– Tenir informés vos employés :
Un déménagement peut être source de stress pour certains employés, il est donc important de les tenir au courant.
L’entreprise doit tenir informés les représentants du personnel, c’est une OBLIGATION légale.
– Pensez aux travaux éventuels dans les nouveaux locaux :
Afin d’avoir les plus beaux locaux du monde, il vous faudra peut-être réaliser des travaux d’aménagement intérieurs (cloisons, cuisinette pour vos employés, etc.). Pour ne pas vous retrouver en plein chantier lors de votre emménagement, pensez à contacter les prestataires en avance.
J-60
– N’oubliez pas les locaux que vous quittez :
Comme dans toute location, le locataire a des obligations. Il vous sera donc peut-être demandé de réaliser quelques travaux (peintures, sols, etc.) avant votre départ.
Contactez votre propriétaire ou son représentant afin d’avoir davantage d’informations.
J-30
– Commencez le tri :
Demandez à vos employés de commencer à trier leurs documents et affaires. Mettez leur à disposition des cartons pour leur faciliter la tâche.
N’oubliez pas de faire appel au responsable « déménagement » de chaque service afin qu’il veille à ce que chaque carton soit bien identifié selon le système d’étiquetage établi par avance avec eux. Pour un déménagement écolo et solidaire, vous pouvez faire appel à Carton Plein, une association de réinsertion qui récupère et reconditionne des cartons. A la clé : des économies et une deuxième chance pour des personnes éloignées de l’emploi.
– N’oubliez pas la ligne téléphonique dans vos nouveaux locaux :
Pour que ne vous soyez pas coupés du monde dans vos futurs locaux, pensez à effectuer les raccordements pour la ligne téléphonique et internet.
Vous ne savez pas comment le faire, toutes les infos sont ici. Pensez également à prévenir votre fournisseur actuel de votre déménagement.
– Préparez votre changement d’adresse :
Nouveaux locaux signifie nouvelle adresse. N’oubliez pas les changements d’adresse : sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements à la presse. Informez également vos prestataires pour les distributeurs de boissons, copieurs. Quant aux changements d’adresses pour le courrier et le téléphone, dix jours avant le départ sont normalement suffisants, mais autant les faire dans la foulée pour ne pas les oublier. Contactez également la préfecture concernant l’immatriculation de la société et la modification du Kbis.
Toujours plus d’infos ici.
J-10
– Expliquez le déroulement du déménagement à vos employés :
Expliquez aux employés les étapes du déménagement et ce qu’ils vont devoir faire le jour J. N’oubliez pas non plus de leur donner des informations pratiques sur les nouveaux locaux (lieux, transport, sécurité, etc.)
– Vérifiez l’inventaire :
Avec les responsables de services, vérifiez que rien ne manque et que l’ensemble du mobilier et du parc informatique a bien été étiqueté.
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– Ne rien oublier :
Il serait dommage d’oublier son mug fétiche. Libérez donc du temps à vos employés afin qu’ils puissent finir leurs cartons. Lorsque cela est fait, disposez les cartons selon leur priorité de transfert.
Le jour J
– Facilitez le travail des prestataires :
Certains transferts sont réalisés le weekend. Pensez donc à prévenir les responsables des immeubles (ancien et nouveau) afin qu’il n’y ait pas de problème d’accès. Pensez également à faciliter le transfert du mobilier, en ne laissant rien dans le passage…
J+ 10
– Encore un petit changement d’adresse :
Si votre entreprise possède un parc de véhicules professionnels, pensez à faire modifier l’adresse ou établir une nouvelle carte grise. Enfin, n’oubliez pas d’informer le Centre des impôts et la Trésorerie principale de votre changement d’adresse.