Espace de travail collaboratif : osez l’expérience !

Pourquoi toutes les entreprises devraient réfléchir à aménager un espace de travail collaboratif au sein de leurs locaux. Toutes les réponses sont ici avec en supplément tous les conseils pour vous aider à créer le votre !

Pourquoi un espace de travail collaboratif ?

Aussi appelé « coworking space » en anglais, l’espace de travail collaboratif est depuis quelques années une vraie tendance et a prit une telle importance qu’aujourd’hui tous les fabricants de mobilier de bureau conçoivent des produits qui lui sont dédiés. Pour ceux qui ne le savent pas encore on parle de « coworking space » lorsque l’environnement de travail est aménagé de manière à ce que plusieurs personnes ou entreprises puissent se réunir pour échanger et travailler ensemble. Mais alors pourquoi cette tendance ? Quelles sont les raisons de ce développement ?

Premièrement tout cela n’aurait pu être possible sans l’arrivée des technologies dites « mobiles ». En quelques mots ce sont les technologies qui vous permettent de travailler et d’accéder à tous vos outils et documents avec seulement un ordinateur et une connexion internet, chose encore inimaginable il y a 10 ans. Les personnes ne sont donc plus cantonnées à un espace qui leur est propre, mais peuvent se déplacer et travailler où bon leur semble dans la limite de la connexion internet bien évidemment.
Le deuxième fait qui explique cette tendance est le changement qui s’est opéré dans le fonctionnement des entreprises avec à la fois la perspective des employés et celle de leur organisation. Tout d’abord les employés sont de plus en plus en demande de lien social dans leur travail et souhaitent prendre part à une expérience collaborative et non plus individuel; ce que les espaces de coworking leurs offrent. L’organisation de son coté doit répondre à un marché toujours plus concurrentiel et dynamique qui l’oblige à être en recherche de performance opérationnelle et d’innovation continuellement. Des objectifs réalisables grâce aux caractéristiques des espaces de coworking, qui sont :
Flexibilité : Offrir de la flexibilité dans l’espace de travail est surement le plus grand avantage des espaces de coworking. En effet, les entreprises, et plus particulièrement les startups, doivent pouvoir répondre à de rapide changements en terme de postes disponibles. Ainsi, ajouter ou retirer très facilement des postes de travail selon les besoins de l’entreprise est devenu possible.

Communauté : Ces espaces de travail collaboratif ont la particularité de créer une communauté entre ses membres. Appartenir à l’une d’entre elle permet aux employés d’apprecier davantage leur travail et de partager plus facilement leurs idées. A terme l’entreprise est plus productive et innovante.

Collaboration : Comme nous en parlions précédemment, les employés au sein des espaces de coworking vont être plus tournés vers l’autre et partager leurs connaissances. Un échange de savoirs très important pour les employés qui se traduira par une organisation plus réactive et innovante.

L’espace de travail collaboratif n’est donc pas une simple tendance design et temporaire, mais répond par ses caractéristiques aux nouveaux besoins des entreprises et des salariés.

Aménager un espace de travail collaboratif dans votre entreprise

Comme nous l’avons vu dans la première partie, par ses caractéristiques, l’espace de travail collaboratif répond aux besoins des entreprises et des employés d’aujourd’hui. Mais alors comment l’aménager ?

Vous souhaitez que l’ensemble de votre espace de travail soit collaboratif

Pour aménager cet espace, nous vous conseillons d’utiliser de longues tables que vous pouvez réunir pour ne créer qu’un seul ensemble. Pour cela, et selon l’espace disponible vous pouvez utiliser des tables de réunions rectangulaires de 4 places ou 12 places. Vos salariés se feront face à face et pourront échanger facilement. Une autre solution est d’aménager votre espace avec des benchs, la particularité de ce mobilier est qu’il est conçu avec un piètement central qui permet de se déplacer avec sa chaise de bureau sans rencontrer un pied de table comme c’est le cas pour la table de réunion. Un autre avantage des benchs est la présence de passes câbles intégrés permettant d’apporter une source d’énergie en toute discrétion. C’est une solution plus fonctionnelle mais aussi plus chère, comptez en moyenne 800euros pour un bench d’occasion 4 postes et 250 euros pour une table de réunion d’occasion 4 postes. Une différence de prix non négligeable.

Pour que votre espace de travail soit optimal nous vous conseillons de ne pas attribuer de place, n’oublions pas que le but est de créer flexibilité et collaboration.

Vous souhaitez créer des espaces plus privés

Un espace de travail collaboratif peut prendre la forme d’une pièce à part (ex. salle de réunion commune) ou d’une cabine acoustique (comme sur l’image). Des espaces en libre accès qui permettent de pouvoir travailler en groupe sans être dérangé par des éléments extérieurs. L’autre avantage de ce type d’espace est de procurer un lieu où les employés peuvent venir travailler seuls. Comment l’aménager ? Sachez qu’aujourd’hui quasiment tous les fabricants proposent des solutions complètes dénommées cabines acoustiques ou box de confidentialité. Il vous est aussi possible de le créer vous même en combinant une table de réunion ronde avec des poufs et des cloisons mobiles. Un choix qui dépendra surtout de votre budget….

Vous souhaitez créer une salle polyvalente qui s’adapte à des besoins ponctuels

Dans ce cas précis, la meilleure solution est d’utiliser du mobilier de bureau modulable. Les chaises et tables de réunions pliables sont idéales pour créer ce type d’espace, elles vont feront gagner un gain de place et sont très facile d’utilisation.

Vous souhaitez créer un espace de détente où vos employés puissent venir se ressourcer et partager

De plus en plus d’entreprises proposent à leurs salariés un espace de détente où il est possible de prendre un petit café et de cuisiner pour les petit creux de la journée. Des espaces très appréciés pour leurs convivialités et qui permettent à tous les employés quelque soit leur fonction dans l’entreprise de se retrouver et d’échanger. Les essentiels pour ce type d’espaces sont : un bar ou un espace avec chaises et tables de pique-nique, un réfrigérateur, une machine à expresso et un équipement pour réchauffer ou cuire vos plats.