L’après confinement : 3 changements majeurs et 4 étapes pour s’y préparer

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L’entreprise post-confinement : quelles sont les conséquences sur le travail au bureau et à distance ?

La crise sanitaire due à la propagation du covid 19 ou coronavirus a plongé beaucoup d’entreprises dans une période inédite : activité réduite ou arrêtée, nouveaux modes de consommation, télétravail forcé, tout a du être repensé dans l’urgence pour garantir la sécurité des employés. Après quelques semaines de confinement, la majorité des entreprises commence à fonctionner à peu près normalement. Chez Adopte Un Bureau, nous sommes au plus près des préoccupations des entreprises sur leur environnement de travail. C’est pourquoi nous souhaitons vous partager les impacts à long terme qui commencent à apparaitre, et vous proposer quelques conseils pour vous aider à gérer cette période incertaine.

La sortie de la crise covid va entrainer 3 changements majeurs

1. Au bureau : une nouvelle organisation et de nouveaux comportements 

Le premier changement est celui que vous observez au quotidien partout : les contraintes de distanciation sociale ont entrainé des aménagements très concrets dans les bureaux. D’une part, les produits de protection sanitaire deviennent quasi-obligatoires pour assurer aux employés des conditions de travail acceptables. De nouveaux réflexes s’installent et vont perdurer : désinfection des mains systématique en arrivant et après chaque déplacement, port du masque en présence des personnes extérieures à l’entreprise, nettoyage fréquent du poste de travail.

D’autre part, changer son poste de travail dans une même journée devient impossible. On observe deux orientations se dessiner dans les entreprises pour accueillir les employés : 

  • mettre en place des séparations entre postes de travail pour éviter les projections
  • supprimer des postes de travail de manière permanente ou alterner la présence des équipes (entre 10% et 50% des effectifs présents en même temps sur site)

Enfin ce sont les modes de communication entre collègues qui se transforment : adieu poignées de main, bises ou hugs, place au check du pied ou du coude. A chacun d’inventer ses gestes sans contact !

2. Travail à la maison – travail au bureau : place au meilleur des 2 mondes !

La deuxième conséquence concerne l’équilibre entre travail sur site et à distance. Alors que beaucoup d’entreprises et de salariés étaient réfractaires au télétravail avant la crise, une étude réalisée pendant le confinement par Colliers a mis en évidence que plus de la moitié des employés souhaitaient télétravailler au moins 1 à 2 jours par semaine et que plus de 60% déclaraient avoir ressenti une amélioration de leur équilibre pro-perso. De plus, 88% déclarent que leur manager était en mesure de les suivre à distance.

Ainsi, on s’oriente vers un site de bureau davantage prévu pour le travail en commun : salles de créativité, espaces de réunion formels / informels, lieux de vies en communauté. Le bureau deviendrait ainsi plus dynamique, moins fait pour travailler seul que pour retrouver ses collègues, échanger des idées et des points de vue, en somme tout ce qui est plus difficile à faire à distance. Colliers anticipe ainsi une baisse de la surface / personne mais une augmentation de la surface / poste de travail. Il faudra de plus en plus une bonne raison de venir physiquement au bureau.

A l’inverse, le bureau à la maison devra être mieux équipé pour permettre d’y travailler plus régulièrement et sur de plus longues périodes. Outre le fait d’éviter le temps de transport et le stress associé, le bureau en télétravail pourrait devenir l’endroit idéal pour réaliser des tâches nécessitant de la concentration, de l’isolement, de la minutie. Cela nécessite d’allouer un certain budget pour proposer une qualité de vie au travail à la maison : équipements informatiques favorisant l’ergonomie (écran supplémentaire, casque audio pour les conférences téléphoniques…), mobilier de bureau professionnel bien sur, etc. Chez Adopte Un Bureau, nous proposons ainsi une offre de mobilier en location à destination des entreprises qui souhaitent s’engager dans cette transformation.

télétravail confinement

3. Un nouveau sentiment d’appartenance

Enfin, conséquence du point précédent, le sentiment d’appartenance à une entreprise pourrait devenir beaucoup moins lié au bureau physique, dans lequel chacun passera moins de temps qu’avant. Ainsi, l’enjeu sera de trouver une cohésion de manière immatérielle.

Bien sur, la mise en place de rituels d’équipe à distance permet de maintenir une vie de groupe et une certaine ambiance de travail commune. Différentes habitudes commencent à être prises ; par exemple, nous voyons des entreprises instituer la tradition du « café virtuel du matin » : plage horaire fixe d’une heure pendant laquelle chacun peut se connecter et discuter avec ses collègues présents de manière informelle. L’important est ici de voir quel format prend et d’ajuster au fur et à mesure si besoin.  

Nous pensons également que les valeurs d’entreprise peuvent constituer un ciment intéressant, à condition qu’elles dépassent le stade d’une affiche placardée dans les bureaux ! Il s’agit d’incarner des principes de conduite individuels et collectifs communs pour guider les décisions de chacun et éviter les incompréhensions. Auparavant, on pouvait se comporter d’une façon particulière pendant sa présence au bureau et redevenir soi-même en rentrant chez soi. Ceci est remis en question par la nouvelle organisation des espaces de travail. Comment définir la bienveillance à distance ? Comment incarner une posture entrepreneuriale depuis son salon ? Autant de questions intéressantes à évoquer en groupe.

Les 4 étapes pour bien organiser le travail après le déconfinement

Après des échanges avec nombre de nos clients, nous constatons que la majorité est encore incertaine sur son organisation depuis l’annonce du déconfinement, et c’est tout à fait normal. Voici quelques éléments qui peuvent vous permettre de bien aborder cette phase :

  1. évaluer de manière transparente les conditions actuelles d’aménagement des espaces de travail au bureau et à distance ; il est notamment pertinent de mener une enquête auprès des employés en télétravail pour écouter leurs besoins, leurs souhaits. Il peut être intéressant de constituer une « task force » dédiée avec des représentants des différentes fonctions impliquées : office manager / services généraux, RH, DSI, représentants du personnel…
  2. prendre soin de ses salariés en les guidant dans les comportements à adopter sur site (port du masque, fréquence de nettoyage, marquage au sol, coordination pour éviter d’être en trop grand nombre au même moment) ; de même, proposer des principes d’exercice du télétravail en s’appuyant sur les résultats de cette expérimentation « forcée » plutôt que sur des positions dogmatiques
  3. donner plus d’autonomie pour prendre en compte les réalités de chacun : il n’y a pas de recette miracle et la transformation des modes de travail se fera par un travail de construction progressif. Ainsi, les rituels à distance devraient ne pas se heurter aux contraintes, pour ne pas être mal vécus. De plus, n’hésitez pas à planifier des retours réguliers (mensuels, trimestriels) pour évaluer la pertinence de l’organisation et proposer des améliorations
  4. renforcer le travail sur les valeurs et la culture d’entreprise pour ressouder les troupes et incarner ces principes d’une nouvelle manière

N’hésitez pas à partager avec nous les initiatives que vous avez mises en place pendant cette période et celles que vous souhaitez maintenir à l’avenir. Bon courage !

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